Verwaltung

Portalzugang für Klienten

Neben deiner Trainer-App gibt es eine eigene Klienten-App. Dort sehen deine Klienten ihre Termine, ihr Guthaben und ihre Rechnungen, buchen selbst und checken per QR-Code ein. Der Zugang dazu ist nicht automatisch da — du lädst jeden Klienten bewusst ein und kannst den Zugang ebenso wieder entziehen.

Die Spalte „App-Zugriff“

In der Klientenliste zeigt eine eigene Spalte, wo jeder Klient steht:

• Nicht eingeladen — Der Klient ist bei dir angelegt, weiß von der App aber nichts. Der Ausgangszustand.
• Eingeladen — Die Einladung ist unterwegs, der Klient hat sie noch nicht angenommen.
• App aktiv — Der Klient nutzt die App und kann Termine und Guthaben selbst einsehen.
• Zugriff entzogen — Der Zugang wurde beendet. Eine erneute Einladung ist jederzeit möglich.

Rechts in der Zeile stehen genau die Aktionen, die im jeweiligen Zustand möglich sind — einladen, erneut senden oder entziehen. Oben im Klientenprofil siehst du denselben Zustand als Marke neben dem Namen und dieselben Aktionen, ebenso zustandsabhängig: Einladen bei „Nicht eingeladen“ oder „Zugriff entzogen“, Erneut senden und Zugriff entziehen bei „Eingeladen“, und nur noch Zugriff entziehen bei „App aktiv“.

Einladen

Zur App einladen verschickt eine E-Mail an die hinterlegte Adresse des Klienten, über die er sich sein Passwort setzt. Danach steht der Klient auf Eingeladen, bis er die Einladung annimmt.

Existiert für diese E-Mail-Adresse bereits ein TrainerFoundry-Konto und hat sich dieses Konto schon einmal ein Passwort gesetzt, wird der Klient einfach damit verknüpft und kann sich sofort anmelden. Eine Einladung mit Passwort-Link braucht es dafür nicht, weil keine nötig ist — der Klient bekommt aber eine kurze E-Mail, die auf den neuen Zugang hinweist. Die Spalte „App-Zugriff“ zeigt trotzdem weiter Eingeladen, bis der Klient die App tatsächlich zum ersten Mal öffnet — erst dieser erste Login schaltet sie auf App aktiv. Wurde dasselbe Konto zwar schon einmal eingeladen, hat sich aber noch nie tatsächlich ein Passwort gesetzt — etwa weil der Zugang zwischenzeitlich entzogen und der Klient jetzt erneut eingeladen wurde —, verhält sich die Einladung wie ein erneutes Senden: Es geht wieder ein frischer Passwort-Link hinaus, kein „Du hast jetzt Zugriff“-Hinweis. Voraussetzung in jedem Fall: Beim Klienten muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Eine Anmeldung gehört immer genau einem deiner Klienten. Meldet sich die E-Mail-Adresse bereits als ein anderer deiner Klienten an — auch wenn diesem der Zugriff inzwischen entzogen wurde —, lehnt TrainerFoundry die Einladung ab, verschickt nichts und nennt dir den Klienten, zu dem die Anmeldung schon gehört, samt Verweis Zum Klienten. Meist ist es derselbe Mensch, doppelt angelegt: Arbeite dann mit dem bestehenden Klienten weiter. Gehört die Adresse tatsächlich einer anderen Person, hinterlege beim neuen Klienten eine eigene E-Mail-Adresse und lade ihn erneut ein. Das gilt für die erste Einladung ebenso wie für eine Einladung nach einem Zugriff entziehen.

Kommt nichts an — Postfach voll, Mail im Spam —, hilft Einladung erneut senden. Bevor überhaupt etwas verschickt wird, prüft TrainerFoundry dabei immer zuerst, ob die bestehende Anmeldung des Klienten selbst zu einem Konto gehört, das eine eigene TrainerFoundry-Organisation besitzt oder verwaltet — auch deine eigene. Ist das der Fall, lehnt Erneut senden grundsätzlich ab und rührt diese Anmeldung gar nicht erst an, egal ob du dabei auch die Adresse korrigiert hast: Ein solches Konto wird auf diesem Weg nie zu einem Klienten-Login gemacht, auch nicht nach einem Zugriff entziehen — eine neue Einladung prüft dieselbe Sperre erneut. Andernfalls gilt: Solange sich der Klient noch nie tatsächlich ein Passwort gesetzt hat, schickt das erneute Senden immer einen frischen Aktivierungslink an die aktuell im Profil hinterlegte E-Mail-Adresse — weicht diese von der bisherigen Anmelde-Adresse ab, verschiebt Erneut senden die Anmeldung selbst dorthin: Unter der alten Adresse ist danach keine Anmeldung mehr möglich, nur noch unter der korrigierten. Das ist unbedenklich, weil noch keine Zugangsdaten an der alten Adresse hängen. Hat der Klient sich dagegen bereits einmal ein Passwort gesetzt, schickt Erneut senden weiterhin den Hinweis auf den bestehenden Zugang — aber nur, solange die Profiladresse noch mit der Anmelde-Adresse übereinstimmt. Wurde die Profiladresse seither geändert, lehnt TrainerFoundry das erneute Senden ab: Eine bestehende Anmeldung lässt sich darüber nicht auf eine neue Adresse verschieben — das übernimmt ausschließlich Zugriff entziehen gefolgt von einer neuen Einladung, die immer die aktuelle Adresse verwendet. Gehört die korrigierte Adresse bereits einem anderen Konto, wird das erneute Senden ebenso abgelehnt — TrainerFoundry weist dann darauf hin, dass die Adresse schon einem anderen Konto zugeordnet ist. Teilt sich der Klient sein Konto mit einem anderen Trainer, bei dem er ebenfalls Kunde ist, kann Erneut senden die Anmeldung nicht auf eine korrigierte Adresse verschieben — TrainerFoundry verweist dann auf Zugriff entziehen und eine neue Einladung an die neue Adresse, wodurch für dich ein eigenes, von dem geteilten Konto unabhängiges Konto entsteht. Bleibt die Adresse dagegen unverändert, verschickt Erneut senden den neuen Link trotzdem — nur bleibt in diesem Fall zusätzlich der bestehende Link des anderen Trainers gültig, statt wie sonst üblich zu verfallen. Erst nach einem Zugriff entziehen entfallen die Sperre wegen bereits vergebener Adresse und die Sperre wegen eines geteilten Kontos: Eine neue Einladung danach folgt einfach der korrigierten Adresse, wem auch immer sie gehört — außer sie gehört einer Anmeldung, die selbst eine Organisation besitzt oder verwaltet, oder sie meldet sich bereits als ein anderer deiner Klienten an; diese beiden Sperren bleiben, wie oben beschrieben, auch nach einem Zugriff entziehen bestehen. Es gibt sonst keine bestehende Anmeldung dieses Klienten mehr zu schützen.

Zugang entziehen

Endet die Zusammenarbeit, entziehst du mit Zugriff entziehen den App-Zugang. Eine Rückfrage nennt den Namen und weist darauf hin, dass sich die Person danach nicht mehr anmelden kann.

Entziehen ist kein Löschen: Die Daten des Klienten — Sitzungen, Guthaben, Zahlungen, Notizen — bleiben bei dir vollständig erhalten. Es geht nur darum, ob er sich in die App einloggen kann. Genauso wenig ist die Entscheidung endgültig: Eine neue Einladung schaltet den Zugang wieder frei.