Finanzen

Rechnungen an Klienten

Die Rechnungen an deine Klienten stellt Stripe aus — in deinem Namen und von deinem eigenen Stripe-Konto. Du musst dafür nichts tun: TrainerFoundry sorgt dafür, dass zu jeder Zahlung, die über dein Stripe-Konto läuft, die passende Rechnung entsteht. Eigene Belege stellt TrainerFoundry nicht aus.

Nicht zu verwechseln mit deinen eigenen TrainerFoundry-Rechnungen: Das sind die Rechnungen, die TrainerFoundry dir für dein Abo stellt.

Wann eine Rechnung entsteht

• Kartenzahlung — Zu jeder Zahlung per Karte entsteht eine Rechnung, gleich ob einmalig bezahlt oder als Mitgliedschaft abgebucht.
• Erstattung — Erstattest du eine solche Zahlung ganz oder teilweise, kommt eine Rechnungskorrektur hinzu, die sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
• Barzahlung — Bar kassierte Beträge, die du erfasst, bekommen nur dann eine Rechnung, wenn du unter Zahlungen empfangen im Abschnitt Barzahlungen den Schalter Für Barzahlungen automatisch eine Rechnung erstellen einschaltest. Die Rechnung ist dann als bar bezahlt gekennzeichnet. Das gilt ab der nächsten Barzahlung, die du erfasst.

Auch ohne Rechnung erscheint eine Barzahlung in den Zahlungen und zählt in der Finanzen-Übersicht voll mit.

Eine einmal ausgestellte Rechnung wird nicht mehr geändert. Korrekturen laufen immer über eine Rechnungskorrektur.

Wo du die Rechnungen findest

Unter Finanzen → Zahlungen steht an jeder Zeile, zu der es ein Dokument gibt, die Aktion Rechnung beziehungsweise Rechnungskorrektur. Ein Klick lädt das PDF herunter.

Was dein Klient bekommt

Zu jeder Rechnung bekommt dein Klient eine E-Mail, das PDF im Anhang — so hat auch ein Klient ohne Klienten-App seine Kopie. Zahlt er per Karte, ist diese E-Mail zugleich die Zahlungsbestätigung: eine Zahlung, eine E-Mail. Zu jeder Erstattung bekommt er genau eine E-Mail: dass das Geld zurückkommt, und, wenn die Zahlung eine Rechnung hatte, die Rechnungskorrektur im Anhang. In der Klienten-App findet er Rechnung und Rechnungskorrektur unter Mein Guthaben — bei der Mitgliedschaft oder dem Paket, das sie abrechnen, alles Übrige darunter im Abschnitt Rechnungen. Dein Klient muss dich also nicht um eine Kopie bitten.

Was auf der Rechnung steht

Oben auf der Rechnung druckt Stripe deinen Namen und die Anschrift aus den Unternehmensangaben, die du bei Stripe hinterlegt hast. Aus TrainerFoundry kommen drei Angaben: die Zeile Rechnungssteller mit deinem Firmennamen und deiner vollständigen Anschrift, deine Steuernummer und der Fußnotentext auf Rechnungen — alles stellst du in den Steuereinstellungen ein. Als Anschrift steht dort deine Geschäftsadresse oder, wenn du eine abweichende Adresse für die Steuerberechnung eingetragen hast, diese. So trägt jede Rechnung deine vollständige Anschrift, auch wenn die Angaben bei Stripe unvollständig sind; eine Änderung gilt ab der nächsten Rechnung, auch für laufende Mitgliedschaften. Außerdem vermerkt TrainerFoundry auf der Rechnung eines einmaligen Verkaufs (über einen Zahlungslink, in der Klienten-App, als Gutschein oder bar), dass sie bezahlt ist („Status: Bezahlt“, bei Barzahlung mit dem Tag der Zahlung): Eine solche Rechnung entsteht erst, wenn das Geld da ist. Die Rechnungen einer Mitgliedschaft erstellt Stripe zu jeder Abbuchung selbst; sie tragen diesen Vermerk nicht.

Ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird, hängt an deiner Steuerregelung: Bei Regelbesteuerung berechnet Stripe Tax die Steuer; bei Kleinunternehmen und Steuerbefreiung weist die Rechnung keine aus. TrainerFoundry schreibt keinen gesetzlichen Hinweis auf die Rechnung — den Hinweis, den dein Land für Kleinunternehmen oder eine Steuerbefreiung vorsieht, trägst du selbst im Fußnotentext ein.

Für die Steuerberatung reichst du die Datei aus Finanzen → CSV-Export ein: alle Zahlungen und Erstattungen eines Zeitraums, Barzahlungen eingeschlossen. Einen DATEV- beziehungsweise GoBD-Export gibt es derzeit nicht.